Financiën pagina De Kringen

Declaratiereglement 

1. Doelstelling
   Dit reglement heeft tot doel richtlijnen te bieden voor het indienen en vergoeden van declaraties voor onkosten die verband houden met werkzaamheden binnen en voor Stichting De Kringen.
   
   
2. Toepassingsgebied
   Dit reglement is van toepassing op alle vrijwilligers (inclusief bestuursleden en voor zover van toepassing medewerkers) van Stichting De Kringen.
   
   
3. Soorten declarabele kosten
   De volgende kosten komen in aanmerking voor declaratie:

• Reis- en vervoerskosten (bijv. trein, auto, taxi). Vergoeding autokosten is EUR 0,23 per kilometer.
• Parkeerkosten. Deze vergoeding is maximaal EUR 15 per 24 uur.
• Verblijfskosten (bijv. hotelovernachtingen). Vergoeding op basis van 3 sterren hotel met ontbijt, zie 4.
• Maaltijdkosten (onder voorwaarden), zie 4 
• Kantoorbenodigdheden en materialen.
• Kennismakingsgesprekken nieuwe kringleden: maximaal EUR 8 per persoon op een externe locatie; 
• Kosten oprichten nieuwe Kring: maximaal €25 voor kennismakingsgesprekken op een thuislocatie en maximaal EUR 8 per persoon op een externe locatie. Bij kennismaking met meerdere personen biedt Stichting De Kringen onder voorwaarden een bijdrage voor zaalhuur ten behoeve van de kennismaking.
• Andere kosten die direct verband houden met werkzaamheden voor de organisatie.

4. Voorwaarden voor declaratie

• Declaraties dienen te worden ingediend binnen 3 maanden na de gemaakte kosten. 
• Declaraties moeten vergezeld gaan van originele bonnen en een ingevuld declaratieformulier. 
• Kosten moeten redelijk en noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden. 
• Voor een hotel geldt een maximum van EUR 100 per nacht en voor maaltijden geldt een maximum van EUR 50 per maaltijd per persoon (ontbijt en lunch is maximaal EUR 15 per maaltijd per persoon). Hotel-en maaltijdskosten dienen voorafgaand door de penningmeester te zijn goedgekeurd. 

5. Indienen van declaraties

• Declaraties dienen ingediend te worden bij de penningmeester van Stichting De Kringen. 
• Gebruik het declaratieformulier en zorg ervoor dat alle benodigde informatie is ingevuld. 

6. Goedkeuring

• Declaraties worden beoordeeld door de penningmeester van Stichting De Kringen. Het goedkeuren van de declaraties wordt altijd door twee bestuursleden (waaronder de penningmeester) gedaan. In geval van een declaratie door de penningmeester dan dient deze te worden goedgekeurd door de voorzitter en een ander bestuurslid.  
• In geval van onduidelijkheden kan aanvullende informatie worden gevraagd. 

7. Betaling

• Goedgekeurde declaraties worden binnen 30 dagen uitbetaald. 

8. Wijzigingen

• Dit reglement kan periodiek worden herzien. Wijzigingen worden tijdig gecommuniceerd aan alle betrokkenen. In geval van een dispuut inzake de toepassing van dit declaratiereglement, het verzoek om een uitzondering of het al dan niet accepteren van een declaratie, ligt de volledige beslissingsbevoegdheid inzake de besluitvorming ten aanzien van een en ander bij het bestuur van Stichting De Kringen. 

9. Slotbepalingen

• Bij vragen of onduidelijkheden over dit reglement kan contact opgenomen worden met penningmeester@dekringen.nl 

Versie 1.0 / Oktober 2024 

Door te klikken op het formulier ga je akkoord met het declaratie reglement zoals het hier boven uitgelegd staat. Dat zijn de regels die gelden voor het indienen van een declaratie. 

Stichting de Kringen is geregistreerd bij de Belastingdienst en beschikt over een RSIN-nummer, wat betekent dat jouw gift mogelijk aftrekbaar is voor de belasting. Dit betekend dat De Kringen een ANBI status heeft.

Hieronder vind je de relevante gegevens:

RSIN-nummer: 814800105
Naam: Stichting De Kringen
Postadres: Lindenbergsdijk 6, 7245 PB Laren

Tel: 06-1204 0313
KvK-inschrijving: 41049505
Bankrekening: NL37 INGB 0003 9455 08

Bestuur

Kijk op de speciale pagina over het bestuur waar elk bestuurslid zich ook even persoonlijk voorstelt.

Doel

De Kringen is er voor iedereen die wil omgaan met mensen die (ook) op mensen van hetzelfde geslacht vallen. Het gaat daarbij om gezellige gesprekken, diepgaande discussie, ervaringen uitwisselen en samen activiteiten ondernemen.

Organisatie

Centraal in onze organisatie staan de kringen. Elke kring bepaalt zelf het eigen profiel, hoe vaak en wanneer de groep bijeenkomt en hoe de bijeenkomsten worden ingevuld.

Beleid

De Kringen Nederland tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door:

1. het bevorderen van de oprichting en instandhouding van plaatselijke en/of regionale kringen, die als zodanig autonoom zijn en de statuten onderschrijven;
2. een aantal werkgroepen in het leven te roepen met afgebakende gebieden om de kringen een zo goed mogelijke inhoudelijke verdieping en ondersteuning te geven;
3. het onderhouden van contacten met instanties en organisaties, die op de een of andere wijze betrokken zijn bij de belangenbehartiging van LHBT’ers.

Activiteiten die De Kringen hiertoe onderneemt zijn onder anderen:

• het onderhouden van een website;
• het vormen van een loket voor aanmelding en toewijzing;
• het aanbieden van trainingen voor (startende) kringleiders;
• het vormgeven en ondersteunen van (landelijke) publiciteit;
• het aangaan en onderhouden van externe contacten

Middelen en vergoedingen

Middelen en inkomsten: bijdragen van kringdeelnemers, donaties/giften en legaten.

Vergoedingen van medewerkers: Geen, iedereen doet zijn bijdrage op vrijwillige basis. Incidenteel worden kennis en kunde ingekocht. En natuurlijk worden werkelijk gemaakte onkosten vergoed.

Officiële documenten

Statuten

Jaarverslag 2023

Jaarverslag 2022

Subsidies, Giften – en Donatiesrichtlijn

1. Inleiding

Deze richtlijn biedt een overzicht van de procedures en vereisten voor het effectief beheren van ontvangen subsidies, giften en donaties. Het doel is om transparantie en verantwoording te waarborgen en om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de subsidieovereenkomst.

2. Definities

• Subsidie: Financiële ondersteuning die wordt verleend voor een specifiek project of doel.
• Subsidieontvanger: Stichting De Kringen.

3. Algemene Verplichtingen

• De subsidieontvanger moet zich houden aan de voorwaarden zoals beschreven in de subsidieovereenkomst.
• Alle financiële transacties moeten zorgvuldig worden geregistreerd en gedocumenteerd.
• De subsidieontvanger moet regelmatig rapporteren over de voortgang en de besteding van de middelen.

4. Financieel Beheer

• Boekhouding: Er wordt een gescheiden boekhouding voor de subsidiegelden bijgehouden.
• Budgettering: Er wordt een gedetailleerd budget opgesteld voor het project of doel.
• Verantwoording: Alle uitgaven kunnen worden verantwoord met facturen, bonnen en andere relevante documenten.

5. Rapportage

• Eindrapport: Er wordt een eindrapport opgesteld na afronding van het project / behalen van het doel, waarin de behaalde resultaten en de uiteindelijke besteding van de subsidie worden gepresenteerd.

6. Communicatie

• De subsidieverstrekker wordt tijdig geïnformeerd over eventuele wijzigingen in het projectplan of de begroting. Ook wordt deze op de hoogte gehouden van belangrijke mijlpalen en resultaten.

7. Controle en Evaluatie

• Er wordt een jaarlijkse controle op het besteden van de ontvangen gelden uitgevoerd door een externe accountant.
• Na afloop van het project / behalen van het doel wordt de uitvoering en resultaten beoordeeld.

8. Mogelijkheden

Stichting De Kringen accepteert subsidies, giften en donaties alleen in geval deze de in de statuten benoemde doelen ondersteunen. We hebben diverse mogelijkheden zoals: sponsoring / subsidie op website en in de nieuwsbrief, aanwezigheid op activiteiten etc.

9. Contactinformatie

Voor vragen inzake het verstrekken van subsidies of het geven van giften kunt u contact opnemen met:

penningmeester@dekringen.nl

Versie 1.0 / Oktober 2024